|
|
Бизнес-портал КузбассаНовости, обзоры, рынки, аналитика,
|
|
|
|
|
| об изданииархив номеров еженедельникарекламаподпискаобратная связьчитатели о насфотогалереяАвант-ПЕРСОНАДоброе дело |  |
Новости компаний[3 мая] В Кузбассе женщины активно вовлекаются в управление компаниями
Издательская группа «Авант»
Областной экономический еженедельник «Авант-ПАРТНЕР» |
Областной экономический еженедельник «Авант-ПАРТНЕР» № 19 от 21.09.2010
Сколько времени вы собираетесь прожить? Нарисуйте круг, зачеркните долю, сколько лет вы уже прожили. Еще часть надо зачеркнуть – это время, которое вы проведете на пенсии. То, что осталось, – это время, которым вы можете располагать для карьеры и бизнеса. Работаем мы, в лучшем случае, 12 часов в сутки. Это примерно 40% рабочего времени с учётом выходных и отпусков. А если рабочий день – не более 8 часов, то это уже 30%. То есть оставшуюся долю надо разделить на три части. Посмотрите, как мало вам осталось активной жизни. А значит, надо успеть сделать максимум дел за минимум времени!
Фонд времени
Ваше счастье и одновременно ваша проблема в том, что вы – руководитель. У вас те же самые доли времени – в прошлом, настоящем и будущем, но в вашем распоряжении не 8 часов в день, а гораздо больше: 8 х N, где N – число ваших подчиненных. Вот какой у вас банк времени! И это время нельзя ни увеличить, ни уменьшить. Но надо решить задачу, как организации успешнее использовать это время.
Во многих компаниях XXI века в постиндустриальной экономике львиная доля в общей структуре затрат идёт на зарплату сотрудников. Неправильная работа с персоналом, в конечном счёте, обходится компании слишком дорого. Время – самый главный дефицитный ресурс, его нельзя ни убавить, не увеличить, ни накопить.
При этом нельзя говорить о рабочем времени сотрудников и не говорить о целях компании в целом. Каждый сотрудник вполне может управлять своим рабочим временем в рамках личного тайм-менеджмента, но как это соотносится со стратегией развития компании и её целями? Время персонала должно тратиться на достижение определенных результатов, которые шаг за шагом приближают вашу компанию к намеченным показателям.
Мы говорим о технологии эффективного использования времени не отдельного сотрудника, а всего временного фонда организации. Нужно не просто управлять персоналом, а получать от него максимум отдачи за один период времени. Для этого нужно прописать определенные «правила», бизнес-процессы, функции сотрудников в рамках этих процессов, и персонал будет работать, не имея возможности тратить драгоценные рабочие часы на что-то, не соответствующее целям компании.
Семерых одним ударом
Итак, ваша задача – описать и автоматизировать бизнес-процессы. Здесь важно понять, кем выполняется задача (это будет определять стоимость единицы времени) и как долго (это будет определять количество времени). Все это вместе нам даст общую стоимость процесса. Хорошо, если стоимость процессов будет поменьше, а результат побольше.
После внедрения системы корпоративного тайм-менеджмента через бизнес-процессы руководитель получает инструмент управления временем сотрудников. Подключая одних людей и отключая других – т.е. проектируя схему, вы определяете доходы своей компании. Вы можете так выстроить процесс, что какой-то человек вообще не будет в нём участвовать. Что надо делать с таким человеком, особенно сегодня? Сократить!
Сокращая время на определенный бизнес-процесс, вы сразу получаете несколько эффектов: во-первых, сам процесс выполняется быстрее, соответственно, вы за единицу времени можете сделать больше теми же силами. Второй момент: если меньше срок выполнения задачи, вы становитесь более привлекательным для клиента. Третий эффект – если меньше срок выполнения, то меньше и срок омертвления капитала. Соответственно, увеличивается оборачиваемость средств, и снижаются расходы на привлечение кредитов. Таким образом, благодаря оптимизации мы можем «уложить» семерых одним ударом.
Пример: крупное предприятие оптовой и розничной торговли обратилось к специалистам компании «ИНТАЛЕВ» за проектом по постановке и автоматизации системы управления финансами. По мере выполнения проекта, помимо таких финансовых результатов, как сокращение срока прохождения заявки и количества нецелевых заявок, своевременного получения управленческой и бухгалтерской отчетности и т.д., заказчиком было отмечено, что у сотрудников финансового отдела за счет автоматизации высвободилось 25% рабочего времени. А это 2 часа в день, 10 часов в неделю, 40 часов в месяц!
Вижу цель – не вижу препятствий
Итак, управление процессами позволяет управлять временем сотрудников организации для достижения её целей. Управлять можно только на основе законов и закономерностей, т.е. чем-то предсказуемым. Значит, необходимо выявить или формализовать эти закономерности в бизнес-процессах.
Проверим, что бизнес-процесс имеет все необходимые характеристики для управления временем: время выполнения функции, время ожидания, время передачи результатов. А все действия по получению результата, его проверку, переработку и т.д. можно представить функциями, т.е. у нас есть полный арсенал управления: функция и время её выполнения/ожидания/передачи. Кроме того, важно учитывать такой фактор, как последовательность выполнения функций.
По различным исследованиям, в крупных иерархических структурах до 80% всего времени тратится на взаимодействие между людьми (подразделениями), а не на само выполнение работы. Следовательно, и оптимизировать надо будет не время отдельного сотрудника, а общее время получения результата (т.е. бизнес-процесса). Это время складывается из суммы временных затрат на работу всех участников, плюс всех затрат на передачу+искажение+корректировку+проверку данных, плюс всех ожиданий между этапами.
Главное, чтобы у компании были конкретные цели, тогда под них можно выбирать и оптимизировать процессы. В этом случае можно описать все существенные свойства бизнес-процесса, и так спроектировать, чтобы в ходе его выполнения надежно достигались все качественные характеристики.
Автоматизация интеллектуального труда
Итак, ознакомили всех с наглядными, оптимизированными бизнес-процессами. Вот только сотрудники не роботы на рельсах. Оказывается, они могут вообще не ознакомиться с регламентами и продолжать работать как угодно, забыть правила выполнения, не прийти на работу и поставить под угрозу выполнение всего процесса. Что делать? Всё пропало? Спокойствие! Надо уйти от пресловутого «человеческого фактора» там, где это возможно.
Мы сейчас не говорим о механизации, когда роботы устраняют или упрощают физический труд человека. Мы говорим об автоматизации интеллектуального труда. Если самолетами с тысячами датчиков можно управлять автоматизированно, то разве нельзя успешно управлять деятельностью организации по описанным процессам? Можно, были бы чётко описаны цели и процессы.
Например, ответственный сотрудник отдела продаж записывает все сведения о своей работе в записную книжечку. Но контролируете ли вы его записную книжечку? Сколько он сделал звонков? Встреч? Как быстро он ответил на запрос клиента? Какова производительность его труда? На что он тратит своё рабочее время? Не зря ли вы платите ему зарплату? А в случае описанных и автоматизированных бизнес-процессов, работая в специальном программном продукте CRM, сотрудник обязан будет выполнять определённые просчитанные нормативы за определённое назначенное время, и вы всегда сможете проверить, как он справляется.
Ещё пример. На обычной дороге с интенсивным скоростным движением часто случались лобовые аварии. Сделали разделительную полосу, и лобовых аварий не стало. Почему? Да потому что участникам движения были созданы такие условия, что они не могут поехать неправильно (в смысле – выехать на встречную полосу). Так и сотрудникам надо создать правильные условия работы, чтобы они не могли «выехать на встречку», т.е. нарушить корпоративные правила.
Библиотека компании «ИНТАЛЕВ»
|
Деловые новости[2 мая] Акции Кемеровской горэлектросети продают повторно
Рынки/отраслиПоиск по сайту |
 |
|
© Бизнес-портал Кузбасса
Все права защищены
|
Идея проекта, информация об авторах
|
| Разработка сайта ‛ Студия Михаила Христосенко |
.jpg)
