|
|
Бизнес-портал КузбассаНовости, обзоры, рынки, аналитика,
|
|
|
|
|
| об изданииархив номеров еженедельникарекламаподпискаобратная связьчитатели о насфотогалереяАвант-ПЕРСОНАДоброе дело |  |
Новости компаний[7 мая] Встречайте весну красиво!
Издательская группа «Авант»
Областной экономический еженедельник «Авант-ПАРТНЕР» |
Областной экономический еженедельник «Авант-ПАРТНЕР» № 6 от 23.03.2011
Современный уровень развития информационных технологий значительно расширяет возможности для ведения бизнеса, как с точки зрения развития, так и с точки зрения снижения издержек. Так, виртуальный офис с равным успехом поможет наладить и эффективную работу крупной компании с разветвлённой структурой, и слаженную работу команды профессионалов независимо от того, насколько далеко друг от друга они находятся физически.
Рано или поздно у большинства успешных компаний появляются удалённые офисы и филиалы. Независимо от того, идёт ли речь о крупной федеральной компании, присутствующей в большинстве регионов страны, или о сети магазинов и складов в одном городе, всем им необходимо организовать и оперативно контролировать работу всех подразделений компании, синхронизировать базы данных по имеющимся товарам, наладить общий документооборот. На сегодняшний день нет разницы, находится ли компания в одном помещении или между её подразделениями многие тысячи километров: современные Интернеттехнологии «стирают» расстояния между офисами, и компьютеры могут находиться в одной компьютерной сети так, будто они находятся в соседних кабинетах. Для бизнеса это открывает массу возможностей: очень удобно для аутсорсинга услуг бухгалтерии в реальном времени, удобный обмен файлами, контроль доступа в Интернет, мониторинг работы электронной почты и многое другое.
Постоянный обмен
«Около полугода назад мы создали виртуальный сервер для корпоративной информации, — рассказывает Евгений Грива, генеральный директор Сибирской оптовой компании «Грау». — Это позволило нам наладить единый документооборот в компании на основе доступа сотрудников к базам данных и программному обеспечению. Теперь мне, как руководителю, доступна в режиме реального времени вся информация о хозяйственной деятельности в любом «уголке» компании: когда произошла отгрузка, какие товарные остатки в разных торговых точках, какова дебиторская задолженность. Я вижу все проходящие трансакции и могу полностью контролировать все процессы, будь то выписка счетов, накладных, подготовка менеджерами прайслистов. Не надо ездить, как раньше, с дискетами, собирать информацию, чтото посылать через электронную почту и затем экспортировать в общую базу, и это очень экономит моё рабочее временя и моих сотрудников. Раньше только на сбор информации уходил деньдва, это затрудняло восприятие общей картины происходящего. Получая актуальную информацию в режиме реального времени, её можно тут же анализировать. От внедрения данной системы я вижу только плюсы. Единственный возможный минус — если вдруг перестанет работать Интернет. Но у нас на такой случай есть альтернативный оператор, так что без связи вряд ли останемся. Внедрить такую систему недорого, дороже обеспечить защиту информации. У нас стоимость составила 6070 тыс. рублей. Думаю, в пределах года это должно окупиться. В необходимости такой системы сомневаться не стоит — ведь кто более мобилен, тот и выигрывает на рынке».
Очевидно, что не обойтись без налаженного информационного обмена и филиалам федеральных компаний. «У нас есть удаленный доступ,?— рассказывает Галина Белова, директор агентства № 201 «Дженерали ППФ Страхование жизни». — Ежедневно обновляется информация по сопровождению договоров, выплатам клиентам, поддержке продаж, всему, что касается документов по работе с персоналом, финансовой отчётности. Плюсы такого доступа очевидны: не нужно бумажных носителей для хранения информации и, соответственно, площадь офиса задействована эффективно — нет лишней мебели. Значительно сокращается время взаимодействия между подразделениями компании, что тоже работает на эффективность бизнеса».
Помимо удаленного доступа, в «Дженерали ППФ Страхование жизни» есть учебный портал дистанционного обучения. Портал обеспечивает интерактивное взаимодействие участников и обмен опытом, оперативный доступ к учебным материалам и документам, самостоятельную работу и возможность обучаться в любое время и в любом месте, оценку знаний и навыков, приобретенных в процессе обучения посредством тестирования.
По словам Галины Беловой, основной целью внедрения данного портала являлось сокращение затрат на обучение, и этого удалось достигнуть. Сократились расходы на логистику обучения (командировки тренеров в регионы, отправку учебных материалов), повысилась гибкость и доступность учебных материалов, появилась систематическая отчетность по результатам обучения. Новые сотрудники получили возможность быстрой адаптации и введения в профессию. «Минус возможен только один — возможные технические сбои в работе Интернетпровайдера, — добавляет Галина Белова. — С такой ситуацией мы не сталкивались. О стоимости внедрения сказать сложно — всё внедряется на федеральном уровне, наша задача использовать возможности, которые нам дают такие технологии».
На удалёнке
Современные средства связи позволяют успешно трудиться вне офиса представителям многих профессий. Практика дистанционной работы, по оценкам экспертов, широко распространена в Европе. В мегаполисах она позволяет существенно экономить время на дороге в офис и обратно. В кризис многие компании воспользовались переводом сотрудников на удалённую работу как способом существенно сократить свои расходы на аренду помещения, а также снизить другие офисные расходы. Не чужд этим идеям оказался и кемеровский бизнес.
«В нашей компании этот процесс произошёл не сразу, а постепенно — сначала один журналист решил перейти на надомную работу, и мы не нашли никаких причин этому противиться, затем другой, —? рассказывает директор ИД «Деловой телеграф» Максим Шипачёв. — Тогда как раз начался кризис, и перевод части сотрудников на дистанционную работу позволил нам немного сэкономить на аренде помещений, на оборудовании, частично на расходах на связь. Но экономия — лишь одна из причин. Молодые творческие люди менее склонны к «осёдлой» офисной жизни, для эффективной работы им нужен не столько офис, сколько мобильность и возможность в нужное время быть в нужном месте. С какимито трудностями мы не столкнулись. Напротив, снижение издержек на каждого отдельного сотрудника позволило нам расширить круг журналистов, с которыми мы сотрудничаем на условиях свободной занятости. Наверное, наши журналисты тоже сотрудничают теперь не только с нами, но мы этому не препятствуем. Правда, изза того, что тексты для наших изданий стали писать менее опытные фрилансеры, в первое время мы ощутили снижение их качества, значительно прибавилось работы у редактора – некоторые материалы приходилось даже переписывать. Но позже мы сумели качество текстов выровнять, и сейчас никаких сложностей с журналистами не испытываем. Думаю, достаточно раз в день собираться всем вместе, обсуждать планы работы, задания. Конечно, можно всё это делать и с помощью электронных средств связи, но без личного общения с коллегами человек всётаки отбивается от коллектива. Наконец, Кемерово не такой большой город, у нас не такие большие пробки, чтобы устраивать планёрки с помощью Интернетконференции. Из технических средств для обустройства домашнего офиса нашим сотрудникам достаточно иметь телефон, программы ICQ и Skype. Интернет в нашем городе хорошо развит, так что никаких проблем не возникло. Кстати, ещё мы активно пользуемся онлайнсервисом Google Docs – не только для обмена информации с «удалёнными» сотрудниками, но и в самом офисе: с любого компьютера можно посмотреть договор, составленный менеджером, работать с бухгалтерией, что очень удобно».
Впрочем, менеджеров по продажам в компании на дистанционную работу не перевели, что Максим Шипачёв объясняет необходимостью более основательного контроля их работы.
Телекомрешения
Современные телекоммуникационные компании предлагают множество различных решений, позволяющих строить и совершенствовать уже построенный виртуальный офис. Практические возможности таких решений заметно расширились и подешевели по мере развития как фиксированного, так и мобильного (в сетях третьего и четвёртого поколения) широкополосного доступа (ШПД) в Интернет. И сегодня можно организовать не только виртуальный офис для всех или части сотрудников компании, но и само рабочее место даже без ноутбука, многие мобильные телефоны класса коммуникаторов и смартфонов, а также популярные в последнее время платшетники позволяют уже это делать. Если конечно, привыкнуть к использованию небольшой клавиатуры и к тому, что фактический рабочий день может заметно удлиниться, и почтовое общение придётся вести большую часть суток.
Самое простое и доступное пониманию решение для удалённой работы, предлагаемое всеми мобильными операторами, корпоративные тарифы. Они позволяют вести общение внутри компании по отдельному тарифу со значительной скидкой даже по сравнению со звонками внутри сети данного оператора. Обычно при этом предоставляются дополнительные возможности бесплатно передавать и прослушивать голосовые сообщения, переадресовать звонки и другие опции.
Можно организовать офисную мобильную АТС с помощью мобильной связи. Ксения Корякина, специалист по работе с ключевыми клиентами Кузбасского регионального отделения СФ ОАО «МегаФон», объясняет, что такая услуга позволяет создать виртуальный, т.е. не привязанный к конкретному месту проводным соединением, телефонный номер, и вести через него деловое общение. Оно может быть как с внешним миром, т.е. с клиентами, так и внутри компании между сотрудниками. При необходимости общение будет организовано через офисменеджера или с помощью голосового меню. Где будет находиться сотрудник компании, на которого миниАТС произведёт переключение, не имеет значение, у себя дома, на выезде, в командировке, всё равно.
Известным решением для организации постоянного и защищенного почтового общения для сотрудников, которое предлагают российские операторы, является использование смартфона BlackBerry. Бизнесрешения с его помощью, как заверяют представители компаний, обеспечивают надёжный удалённый доступ к корпоративной электронной почте и к данным. При этом пересылаются не просто сообщения, а полноценные файлы, включая графические, для чего само устройство и передача данных настроены на конвертацию файлов в приемлемый размер. Фактически этот смартфон сам может быть удаленным рабочим местом офисного сотрудника, ведь он оснащен полноценной клавиатурой, на которой можно набирать сообщение.
Это решение стоит весьма недешево, но у операторов есть и более доступные предложения по предоставлению удаленного доступа к корпоративной почте, у компании МТС, в частности, услуги «Почта online» и «SMSменеджер». В первом случае корпоративная почта в целом и сотрудников в отдельности настраивается так, что они получают адресованные им сообщения в виде sms на свои телефоны, которые могут быть обычными недорогими аппаратами любой марки. Также по sms можно отвечать на полученную почту, но уже нельзя читать и отправлять вложенные файлы.
По словам коммерческого директора кемеровского филиала МТС Станислава Сарычева, услуга «Защищённая передача данных» как раз рассчитана на предприятия, которые нуждаются в постоянном обмене данных внутри своих сетей между удалёнными подразделениями или объектами. С её помощью сотрудники получают доступ к корпоративным данным, почте, файловым ресурсам и т.п.
Ксения Сидорова
Егор Николаев
|
Деловые новости[7 мая] Спор по убыткам шахты «Заречная» вернули на повторное рассмотрение
Рынки/отраслиПоиск по сайту |
 |
|
© Бизнес-портал Кузбасса
Все права защищены
|
Идея проекта, информация об авторах
|
| Разработка сайта ‛ Студия Михаила Христосенко |
