|
|
Бизнес-портал КузбассаНовости, обзоры, рынки, аналитика,
|
|
|
|
|
| об изданииархив номеров еженедельникарекламаподпискаобратная связьчитатели о насфотогалереяАвант-ПЕРСОНАДоброе дело |  |
Новости компаний[24 апреля] МегаФон первым из операторов разработал радиосвязь для экстренных служб и бизнеса
Издательская группа «Авант»
Областной экономический еженедельник «Авант-ПАРТНЕР» |
Областной экономический еженедельник «Авант-ПАРТНЕР» № 14 от 06.08.2013
За последние пять лет многие кузбасские компании если и не впервые стали использовать системы электронного документооборота (СЭД), то, во всяком случае, успели сменить или модернизировать используемые технологические решения, увеличив число документов, существующих вне традиционных бумажных носителей.
Неподсчитанная выгода
Как правило, одной из главных причин принятия решение о переходе на СЭД, становится намерение компаний повысить исполнительскую дисциплину сотрудников. Оценивая экономическую выгоду от внедрения электронного документооборота, большинство участников рынка сошлись во мнении, что подсчитать её нелегко. «Напрямую оценить и в числовом выражении определить экономический эффект от внедрения электронного документооборота очень сложно», – считает Ирина Журавлёва, директор по информационным технологиям холдинговой компании «Сибирский цемент». А по мнению Сергея Вепренцева, коммерческого директора ООО «Сибирские Сети», поскольку внедрение систем электронного документооборота – дорогостоящий процесс, то экономический эффект в моменте оценить сложно, его нужно смотреть в долгосрочном периоде. «Однако мы можем говорить о том, что такие системы позволяют оптимизировать загрузку персонала, масштабировать типовые операции и тем самым получать экономию как временных, так и денежных ресурсов», – поясняет Сергей Вепренцев.
Одним из главных плюсов перехода на СЭД эксперты называют увеличение скорости работы. По словам Сергея Вепренцева, процессы выполняются быстрее уже потому, что не требуют живых встреч людей. С этим согласен и Леонид Фатюхин, директор по информационным технологиям Сибирского филиала ОАО «МегаФон». «Очевидно, что любой внутренний документ благодаря СЭД будет подписан в 20-30 раз быстрее по сравнению с традиционным бумажным методом. Только представьте: например, для работы вам нужно получить согласование восьми человек, каждый из них должен предварительно прочитать документ, поставить подпись. Даже если все нужные вам сотрудники будут находиться в одном здании, у вас уйдёт на это не меньше одного дня. А если компания работает в нескольких офисах или даже в нескольких регионах? Один только факт физической передачи документа туда-обратно может занимать недели!», – подчёркивает Леонид Фатюхин. По его словам, внедрение СЭД становится необходимым тогда, когда использовать электронную почту в целях обмена документами становится затруднительно – при сложных маршрутах согласования, когда требуется контроль на каждом этапе. «Если у вас работает хотя бы от восьмидесяти человек и более, а количество отделов – не менее 8-10, без системы внутреннего документооборота уже не обойтись», – говорит Леонид Фатюхин.
Ирина Журавлёва рассказывает, что благодаря тому, что применяемое в «Сибирском цементе» технологическое решение «Directum» позволяет работать с СЭД с мобильных устройств, теперь, даже находясь в командировке, сотрудники компании могут согласовывать и подписывать документы. «Использование таких предусмотренных программой дополнительных опций, как напоминание, позволяет ускорять движение самих документов. Если ранее согласование какого-либо документа занимало в среднем 7-10 дней, то теперь в СЭД это занимает 1-3, максимум 5 дней», – говорит Ирина Журавлёва. По её словам, ещё один выигрыш от СЭД, важный для компании – это прозрачность учёта документации. «Например, накладные и акты выполненных работ теперь фиксируются в системе, и любой инициатор запуска документов может увидеть, все ли документы сданы в бухгалтерию», – поясняет директор по информационным технологиям «Сибирского цемента» А её коллега Дмитрий Игнатьев, технический директор «ОАО «Кузбассэнергосбыт», добавляет, что прямой экономический эффект от перехода на электронный документооборот вытекает из экономии средств на приобретение бумаги и картриджей, на автоперевозку документов на бумажном носителе и стоимости сэкономленного рабочего времени сотрудников. Сергей Вепренцев, кроме того, называет также такие плюсы систем электронного документооборота, как улучшение качества работы благодаря тому, что документы не теряются, а поступают в архив. Кроме того, по его словам, с внедрением СЭД у руководителя появляется возможность для аналитики бизнес-процессов и их оптимизации. Оправдан ли переход?
Не секрет, что в повседневной практике компаний бумажные версии документов по-прежнему так или иначе приходится использовать во взаимодействии с бизнес-партнёрами и государственными органами. Несмотря на то, что с 2011 года в России действует закон «Об электронной подписи», фактически открывающий, по словам Леонида Фатюхина, «эпоху электронного документооборота с внешними организациями», на деле значительная часть организаций продолжает вести внешний документооборот «по старинке», в бумажном варианте. Тем не менее, большинство опрошенных экспертов полагает, что переход на электронный документооборот полностью оправдан. «Сибирские сети» – региональная компания. И для работы со всеми филиалами и представительствами без электронного документооборота не обойтись. При работе с партнёрами большинство задач мы также решаем в электронном виде, в бумажном виде остаётся лишь подписать необходимые документы. Это экономит время и даёт вам историю взаимоотношений с клиентом», – говорит Сергей Вепренцев. По словам Ирины Журавлёвой, в «Сибирском цементе» за последние пять лет практически все документы, которые можно было легально перенести в электронную систему документооборота, были в неё перенесены, а на бумажном носителе остались только те документы, которые по законодательным причинам должны иметь физическую подпись, например, командировочные удостоверения сотрудников. «Даже при сохранении бумажных носителей в работе с государственными структурами или партнёрами, внедрение электронного документооборота позволяет оптимизировать рабочие процессы внутри компании. Например, в нашем холдинге есть компании, которые обслуживают активы. Согласно законодательству, ООО «Торговый дом «Сибирский цемент», приобретая товарно-материальные ценности для других активов должен выставлять документы на каждую сделку в адрес активов. Этот документооборот оценивается в среднем в 6-8 тыс. пакетов документов (накладная и счёт-фактура) в месяц. Ранее эти документы печатались и передавались активам. С узакониванием электронной счёт-фактуры мы смогли в рамках своего предприятия отказаться от бумажных носителей этих бухгалтерских документов, передавая их только в электронном виде по защищенным каналам связи», – рассказывает Ирина Журавлёва. По её словам, в настоящее время «Сибирский цемент» прилагает все усилия для того, чтобы подключить партнёров и клиентов к существующей в компании информационной системе единой номенклатурно-справочной информации, к которой уже подключены налоговые и другие государственные органы, Препятствия для СЭД
Эксперты называют несколько причин, которые задерживают всеобщий переход на электронный документооборот. И среди этих причин больше нет проблем с российским законодательством. По мнению Ирины Журавлёвой, «если раньше развитие электронного документооборота тормозили законодательные ограничения, то сейчас с каждым годом их становится всё меньше». Леонид Фатюхин считает, что главным сдерживающим фактором является стоимость внедрения СЭД. По словам директора по информационным технологиям Сибирского филиала «МегаФона», перед переходом на электронный документооборот, организации следует корректно оценить эффективность проекта. Другим немаловажным фактором, по мнению экспертов, мешающим внедрению СЭД, является консерватизм персонала. Как рассказал Дмитрий Игнатьев, на первом этапе внедрения СЭД его компания столкнулась с необходимостью нарушения устоявшегося порядка вещей, привычных стереотипов поведения и преодоления сопротивления консервативных сотрудников. «Но наша компания, в связи с постоянно меняющимся действующим законодательством, очень часто сталкивается с изменениями условий работы. Поэтому сотрудники прошли обучение и легко адаптировались к работе в СЭД»,– пояснил Дмитрий Игнатьев. А Сергей Вепренцев заметил, что любое нововведение требует больших ресурсов технического персонала. «Для того чтобы внедрит систему, нужно встроить её не только в существующие бизнес-процессы, но и в существующие базы данных и учётные системы», – говорит коммерческий директор компании «Сибирские Сети». Эксперты отмечают, что наряду с факторами, тормозящими внедрение СЭД, есть и фактор, ускоряющий его, – распространение на рабочих местах мобильных устройств. «Будущее – в электронном виде, со стационарных компьютеров решения уже начинают мигрировать на мобильные устройства», – говорит Сергей Вепренцев. С этим согласна и Ирина Журавлёва. «Многие программные приложения у нас есть в телефонах и планшетах, и с этим прекрасно можно работать, находясь не на рабочем месте. Развитие электронного документооборота в сторону мобильности значительно повышает эффективность его использования», – заключает директор по информационным технологиям «Сибирского цемента». Тимур Сагдиев
|
Деловые новости[24 апреля] Глава Кузбасса ввел «персональную ответственность руководителей за разъяснительную работу» по предотвращению украинского кибер-мошенничества
Рынки/отраслиПоиск по сайту |
 |
|
© Бизнес-портал Кузбасса
Все права защищены
|
Идея проекта, информация об авторах
|
| Разработка сайта ‛ Студия Михаила Христосенко |
